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La atención de pacientes en consultorios médicos es una actividad que conlleva grandes satisfacciones y también presenta muchos desafíos. Terminar un día de trabajo con todos los turnos atendidos y sin que hayan ocurrido demoras o cambios de agenda es algo que no siempre sucede. Por eso hoy te traemos estos tips para hacer un uso más eficiente del tiempo durante la consulta. 🕰️

Ya sea que trabajes en forma particular o lo hagas en alguna institución tal como un hospital o una clínica privada, es habitual que se produzcan demoras durante la atención de los pacientes. Cuando se empieza a retrasar la atención de los pacientes agendados se favorece al mal humor del paciente pero también del profesional, que trabaja bajo presión y gracias a esto, puede llegar a olvidar algunas de las buenas prácticas que permiten concretar las consultas sin utilizar tiempo de más.

En Digital Doctor diseñamos estos breves tips que te permitirán ahorrar tiempo, evitar estas demoras, y permitirán que tanto pacientes como profesionales nos sintamos mejor en cada consulta.

 

#1 Optimizar el tiempo de la primera consulta

 

La primera consulta para todas las especialidades suele ser la más larga y muchas veces la más desorganizada. El paciente puede presentar niveles altos de ansiedad ya que desea contar todo lo que le pasa y mostrar cada uno de los estudios que alguna vez le hicieron.

Por otra parte, si el profesional médico no se prepara correctamente para dichas consultas, es posible que se percate de que es la primera vez que ven al paciente recién cuando entra al consultorio.

Estos dos efectos, la ansiedad del paciente y la falta de anticipación del profesional, no son una buena combinación para una primera consulta.

Estas son algunas propuestas 💡 que te van a ayudar a mejorar la calidad de atención y tiempos de las primeras consultas que tengas de ahora en adelante:

Paso 1: Identificar las primeras consultas

Empezá identificando en tu agenda de turnos si se trata de un paciente que verás por primera vez. Agendá la consulta bajo el rótulo “primera vez”, “primera consulta” o el término que te resulte más familiar. Hacer esto con una semana de anticipación te da la oportunidad de implementar las acciones que detallamos a continuación.

Paso 2: Enviar email de preparación al paciente

Una vez que identificaste que un paciente se atenderá por primera vez con vos, enviale un email con la confirmación de la consulta y pedile que redacte con sus propias palabras cuál es el motivo por el que te va a venir a ver. Lo ideal es que te responda el email antes de la consulta. Si el paciente está familiarizado con los dispositivos digitales puede responderte directamente desde su celular o tablet. En cambio, si es más afín al papel y lápiz, podés pedirle que lo escriba en una hoja de papel y que te la presente cuando asista a la consulta.

Que los pacientes escriban sus propias dolencias, preocupaciones e interrogantes con sus palabras les permite bajar la ansiedad y se van a sentir sorprendidos y contenidos.

Si a un paciente nunca le pidieron hacer esto previamente es posible que no sepan por dónde empezar. Para cubrir estos casos y facilitar el proceso podés ofrecer una serie de preguntas guía. Estas son algunas preguntas disparadoras:

  • ¿Cuál es el motivo por el que me agendó la consulta?
  • ¿Qué es lo que cree que le produce los síntomas?
  • ¿Qué es lo que hace para mitigar los síntomas?
  • ¿Qué medicación toma actualmente?

Paso 3: Preparar la primera consulta

El día de la consulta tomate unos minutos para leer lo que el paciente te escribió: es muy importante hacerlo antes de la consulta y también lo es valorar y agradecer al paciente que te haya respondido el email. 😊

Usar expresiones del tipo “Fue muy claro el resumen que me mandó” o “Su relato me permitirá conocerlo mejor”, van a generar empatía con el paciente, se va a sentir contenido y probablemente su ansiedad baje notablemente.
Para casos crónicos o muy complejos es importante dejar claras las expectativas al inicio de la primera consulta.

Si el paciente envió la información antes de la consulta, una buena práctica luego de leer su relato es organizarlo por temas y decir durante los primeros minutos de la consulta qué temas se van a abordar en una primera consulta y cuáles van a quedar para una próxima visita. También se puede consensuar con el paciente cuáles son los temas que más le preocupan y tratar estos primero. ¡Priorizar es la clave! 1️⃣2️⃣3️⃣

Pero no todas las consultas van a ser de “primera vez”, por eso a continuación te dejamos algunos tips para que puedas seguir optimizando los tiempos en todas tus consultas de rutina.

 

#2 Optimizar el tiempo de la consulta de rutina

 

En esta instancia donde ya conocemos por qué viene a vernos el paciente es importante diseñar un proceso de trabajo para la consulta de rutina.

Primera parte de la consulta

Este es un proceso que te puede dar grandes resultados en la parte introductoria de la consulta:

  • Primeros 2 minutos: destinarlos a que te cuente cómo estuvo sin interrumpir su relato.
  • Siguiente minuto: usarlo para repasar lo último hablado y nombrar los temas relevantes.
  • Finalmente: comunicarle al paciente cuales van a ser los pasos de la consulta. Por ejemplo: “Primero, voy a revisar los resultados de los estudios”, “Segundo, voy a hacerte el examen físico” y “Tercero, voy a analizar si es necesario hacer más estudios y haré las prescripciones”

Poder verbalizar esto va a bajar la ansiedad del paciente y va a evitar interrupciones. 🗣️

Toda consulta suele comprender varias actividades que son necesarias realizar y pensarlas en forma secuencial y con un cierto orden nos ayudará a ser mucho más eficientes y dar a los pacientes una mayor sensación de profesionalismo.

Pensar el flujo de la información acelera los tiempos de consulta

El orden de las actividades durante la consulta, así como el orden del flujo de la información te permiten hacer un uso más eficiente del tiempo de la consulta.

Muchas veces no nos damos cuenta, pero terminamos volviendo a ver resultados de estudios que ya revisamos.

Es importante pedirle al paciente que en forma anticipada organice la información de sus estudios por fecha, de lo más antiguo a lo más reciente. Tener esta tarea realizada por el paciente antes de la consulta te va a ahorrar mucho tiempo. 🗓️

Cuando identifiques resultados relevantes que quieras guardar podés tomar nota inmediatamente en un anotador o mejor aún, avisarle al paciente que vas a anotar los resultados relevantes en la historia clínica.

En algunos casos, los pacientes que estén familiarizados con el manejo de Excel pueden realizar su propia tabla y monitorear sus variables. En la práctica diaria cuando les empezamos a preguntar a los pacientes si se animaban a cargar sus datos en una tabla y compartirla, nos sorprendió que muchos estaban dispuestos a hacerlo.

Identificar las tareas que más demandan tiempo dentro del consultorio

Esto es de suma importancia para que te enfoques en las tareas que más tiempo te consumen y puedas trabajar para mejorarlas.

Durante algunas consultas podés anotar la hora de inicio y fin de cada tarea. Si hacés esto con el interrogatorio, el exámen físico y la confección de recetas por ejemplo, podrás identificar cuáles son las tareas que más tiempo te demandan. 📈

Las tareas las podés organizar de la siguiente manera:

  • Las que dependen de mí: por ejemplo, hacer recetas o el examen físico.
  • Las que dependen del paciente: por ejemplo, desvestirse y volver a vestirse.

Hacer recetas, es una de las tareas que más tiempo demandan

Cargar los datos de filiación del paciente en forma correcta y los interminables números del carnet de la prepaga u obra social son fuente frecuentes de errores y de desperdicio de tiempo. Poner la fecha, el diagnóstico correcto, la firma y el sello, son muchos pasos que por diferentes factores a veces omitimos u olvidamos y esto implica mucho malestar en los pacientes y además, genera una repetición de tareas por parte de los profesionales con los consecuentes retrasos producidos.

Algo simple que podés pedirle al paciente antes de que se retire del consultorio es que revise los datos por si hay alguno incorrecto. Incluso podría hacerlo en la sala de espera antes de retirarse definitivamente. 🔲 → ✅

El módulo de historia clínica de Digital Doctor permite hacer la precarga de los datos de filiación y hacer las recetas con solo algunos clics. Además, muchos pacientes vienen a repetir recetas que nuestro sistema almacena y posibilita repetirlas sin ningún esfuerzo.

Esperamos que estos tips para hacer un uso más eficiente del tiempo durante la consulta te ayuden a seguir mejorando la calidad de tu consultorio médico.

¿Qué otra técnica o proceso usás para optimizar tus consultas médicas? 👨‍⚕️👩‍⚕️

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